Samarbeid framfor samanslåing

Organisering av dei administrative avdelingane kan i hovudsak halda fram som i dag, men nokre område bør styrkast gjennom omprioritering av ressursar. Samstundes må samarbeidet på tvers bli betre. Det er blant råda frå eit utval som har vurdert den administrative strukturen ved NHH.

26.08.2010 - Hallvard Lyssand

I det siste styremøtet i vårsemesteret vart det lagt fram ei sak knytt til administrativ organisering ved NHH.

Innstillinga er del av ein større gjennomgang av organisasjonsstrukturen ved høgskulen, eit arbeid utført av ei gruppe under leiing av prorektor Gunnar E. Christensen.

- Saka vart lagt fram for styret til orientering, og vart sendt til administrerande direktør for oppfølging, seier Christensen. Han legg til at det venteleg vil vera påtroppande direktør Ole Hope som tek saka vidare.

Christensen understrekar likevel at fleire av forslaga vil krevja konsekvensutgreiing og drøfting i organisasjonen dersom dei vert aktuelle å gjennomføra, og at nokre av forslaga også kan bli gjenstand for styrehandsaming.

Få strukturelle endringar

Prorektor Gunnar E. Christensen.

Foto: Arkiv

Utvalet konkluderer med at det korkje er grunnlag eller behov for å forlata den flate tonivåmodellen og gå over til ein organisasjonsstruktur med tre nivå.

Etter å ha vurdert oppgåvefordeling og grenser mellom dei ni avdelingane i administrasjonen vil dei heller ikkje tilrå samanslåing av avdelingar. Men det vert understreka at samarbeidet på tvers av avdelingar må styrkast.

- Det vert gjort mykje godt arbeid i administrasjonen, og avdelingane sjølve melder tilbake til oss at dei føler at dei gjer ein god jobb. Men samstundes er det tendensar til "silotenking." Avdelingane på sentralt nivå er veldig sjølvfokuserte. Konsekvensen vert at dei gjer ein god jobb innanfor sitt område, men at resultata ikkje alltid vert optimale for NHH som heilskap, seier Christensen.

Han peikar på at mange prosessar går på tvers av organisasjonen, men at heilskapleg ansvar og "eigarskap" til prosessane kan vera mangelvare.

For å styrka samarbeidet tilrår utvalet at det vert oppretta møteplassar der administrativ stab frå sentralt og lokalt nivå kan ha dialog om fordeling av ansvar, roller, oppgåver, arbeidsflyt og kvalitet i tråd med NHH sine overordna mål.

Oppdaterte sørviserklæringar

Utgangspunktet for dialogen bør ifølgje utvalet vera oppdaterte sørviserklæringar.

Slike erklæringar vart innført ved ein del avdelingar for ti år sidan. Dei skal m.a. presentera overordna sørvismål og kva brukarane kan forventa av den aktuelle eininga.

Styringsgruppa tilrår at det vert gjennomført ein analyse av kven som skal dekkja fagstaben og studentane sine ulike behov for administrativ støtte og korleis det kan gjerast best og mest mogleg effektivt, også på tvers av administrative einingar.

Analysen skal leggja grunnlaget for nye sørviserklæringar, og det vert understreka at desse bør følgjast opp jamleg og reviderast ved behov.

Vil etablera ny forskingsadministrativ eining

For å styrka den administrative støtta til både forsking og forskarutdanning meiner styringsgruppa at det bør etablerast ei formell forskingsadministrativ avdeling.

Gunnar Christensen peikar på at empirisk forsking gjer seg stadig meir gjeldande i økonomisk-administrative fag, og at dette er ressurskrevjande. Samstundes vert stadig meir forsking prosjektbasert, noko som igjen medfører arbeidskrevjande søknadsprosessar.

- For å møta desse utfordringane og kunna tilby best mogeleg forskingsadministrativ støtte meiner vi det bør opprettast ein eigen administrativ avdeling. Sidan det ikkje er rom for utviding av staben vil dette krevja omprioritering av ressursar, og det vert i tilfelle administrerande direktør si oppgåve å organisera, seier han.

Leiingssekretariat og plan- og strategieining

Styringsgruppa føreslår at det vert oppretta ei plan- og strategieining under leiinga av assisterande direktør. Målet er å samla medarbeidarar som har utgreiings- og sakshandsamingsansvar i saker av overordna strategisk karakter.

Andre oppgåver, som juridisk rådgjeving, fondsadministrasjon, styresekretariat o.l. vil styringsgruppa leggja til eit leiingssekretariat.

Medarbeidarane som er aktuelle for desse to nyskapingane er per i dag plasserte i Direktørens stab. Om utvalet vinn gehør for sine tilrådingar, forsvinn denne nemninga frå organisasjonskartet.

Marknadsføring og næringslivsrelasjonar

Eit anna avdelingsnamn som kan bli borte er Informasjonsavdelinga.

Styringsgruppa tilrår at marknadsrådgjevaren organisatorisk vert plassert i avdelinga og at ein døyper ho om til Kommunikasjonsavdelinga i tråd med utvida oppgåver innan overordna profilering, merkebygging og marknadsføring, ikkje minst internasjonalt.

Produktmarknadsføring skal framleis utførast av dei einingane som har slike oppgåver i dag.

NHH har store strategiske ambisjonar i høve bedriftsrelasjonar og -avtalar, men styringsgruppa saknar eit administrativt apparat for desse oppgåvene.

Løysingsforslaget deira er å ha ein sentralt plassert person som får hovudansvaret for kontakt og avtalar med næringsliv og forvaltning i nært samarbeid med toppleiinga. Vedkomande vert føreslått plassert i plan- og strategieininga.

Les heile utgreiinga frå styringsgruppa

Dagens administrative organisering (øvst) og styringsgruppa sitt forslag.