Portalen like rundt hjørnet

Lanseringen av NHHS nye virksomhetsportal starter med stor sannsynlighet 26. oktober. Hvis alt går etter planen har alle ansatte og studenter ved Høyskolen fått tilgang innen midten av november.

19.10.2009 - Karen L. Valsø

På informasjonsmøte om virksomhetsportalen torsdag 15. oktober fikk fremmøtte se hvordan den kommende portalen skal se ut og fungere.

IT-sjef, Tor-Inge Næsset, gikk igjennom deler av den historiske prosessen med portalen, som startet allerede i 2006.

Han poengterte at portalen er en brukertilpasset måte å spre og dele informasjon på, og at prosjektgruppens arbeid med portalen har vært helt avhengig av den tilbakemeldingen som har kommet fra både studenter, forskere og administrativt ansatte.

Har lyttet til ønsker

Webredaktør Kristian Marthinsen og student Thomas F. Lundberg gikk igjennom hva forskere og studenter har ønsket seg og hva de faktisk får i prosjektets første fase.

E-post, kalender, oppgaveliste, RSS-feeds og linker til prosjekter brukerne er med i, vil utgjøre store deler av det som blir brukernes personlige arbeidsflater.

Viktige fordeler med prosjekttrommene i portalen er at brukerne kan invitere andre medlemmer inn for å dele informasjon og planlegge fremdrift. Alle prosjektrom har også et eget dokumentbibliotek med versjonshistorikk. Det betyr at dersom andre har fjernet noe fra et dokument, har du fremdeles mulighet til å finne det igjen.

Kombinasjonen av prosjektrom og versjonshistorikk på dokumenter sørger for at mengden med e-poster som sendes med stadig nye versjoner av dokumenter reduseres. Nå ligger dokumentene i prosjektrommet og alle deltakere har full tilgang til dem.

Både ansatte og studenter får denne muligheten.

Trenger tilbakemeldinger

Representantene fra prosjektgruppen fikk flere spørsmål fra salen. Mange av dem var relatert til hvordan brukerne skal dele informasjon med kollegaer, hvordan de må gå frem dersom de ønsker å informere alle på NHH, og hva som blir offentlig og hva som bare blir synlig for den enkelte.

Et annet viktig spørsmål som kom fra salen var hvordan man skal gå frem for å ta vare på både M-området og filene i portalens dokumentbibliotek.

Marthinsen anbefaler at de ansatte begynner å bruke portalens dokumentbibliotek. For det første er det lettere å finne igjen dokumentene sine i portalen da de blir metatagget ved innleggelse for å bli mest mulig søkbare. For det andre har portalen versjonskontroll, noe som sikrer at viktige data ikke forsvinner bare man gjør en liten feil.

Litt etter litt

Selv om verktøyet som driver portalen er lett å ta i bruk, planlegger prosjektgruppen å holde jevnlig kursing for brukerne. De ser for seg åpne kurs annenhver fredag der studenter og ansatte kan møte opp og stille konkrete spørsmål.

Prosjektgruppen presiserte flere ganger at de er helt avhengige av tilbakemeldinger for at portalen skal bli et så godt verktøy som mulig. Hvilke verktøyer som skal fremmes og hvilke funksjoner som må utbedres kommer til å bestemmes av responsen til brukerne.

Les mer om virksomhetsportalen