Betre samanheng mellom oppgåver og ressursar i administrasjonen

Er administrasjonen ved NHH riktig rigga i forhold til oppgåvene dei skal utføre?

15.01.2015 - Astri Kamsvåg

Bruker dei tida si på det som er viktigast? Og kva er den beste arbeidsdelinga mellom sentraladministrasjonen og administrasjonen ved institutta?

Mange teknisk-administrativt tilsette på NHH har ein travel arbeidsdag med mange og arbeidskrevjande oppgåver. Dei seinare åra har det skjedd store endringar i dei teknisk-administrative (TA) arbeidsoppgåvene - nye bestillingar, fleire krav, meir rapportering, og nye teknologiske løysingar og system er på plass. Organisasjonen er ikkje alltid så flink til å fange opp slike endringar.

For at NHH skal få betre samanheng mellom oppgåver og ressursar skal høgskulen utarbeide ei oversikt over TA-arbeidsoppgåvene i sentraladministrasjonen og på institutta.

Innsamlinga

- For å kunne lage oversikta, ber vi alle teknisk-administrativt tilsette om å føre inn i eit skjema kva for arbeidsoppgåver dei bruker tida si på, seier administrerande direktør Nina Skage.

- Innsamlinga skal hjelpe oss med å synleggjere kva for oppgåver administrasjonen faktisk utfører. Den samla oversikta vil gjere være ei synliggjering og kvantifisering av alle tenestane som administrasjonen leverer til studentar, institutt, NHH totalt sett og til eksterne interessentar, seier Nina Skage. - Først når vi har full oversikt, vil vi være i stand til å prioritere, dimensjonere og planlegge ressursane i forhold til NHH sine noverande og framtidige behov.

HR-sjef Odd Andrew Storetvedt utdjupar: - Når alle har ført opp kva dei bruker tida si på, kan vi aggregere det opp og sjå det samla. Då vil vi vere i stand til å få oversikt både over kva for oppgåver administrasjonen gjer, og kor mykje tid dei ulike oppgåvene tar, totalt sett. Han leiar prosjektet med å tilpasse administrasjonen til NHH sine strategiske behov.

Kategoriane vil være inndelte slik at alle administrativt tilsette vil kunne kjenne dei igjen, uansett kva avdeling eller seksjon dei arbeider ved. Erfaringane frå pilotane i HR-avdelinga viser at det kommer fram interessant informasjon og løfter fram mange viktige diskusjonar og refleksjonar om oppgåver og tidsbruk.

Tett samhandling mellom fag og administrasjon

Professor Øystein Thøgersen, som representerer dei fagleg tilsette med fast stilling i styret ved NHH, meiner at initiativet er heilt naudsynt i utviklinga og foredlinga av NHH: - Kunnskapsdepartementet stiller stadig større krav til universitet- og høgskulesektoren, og NHH formulerer stadig meir ambisiøse målsettingar. Dette krev at alle einingar, både på fagleg og administrativ side, har felles mål og haldningar og drar i same retning. Eit saumlaust samarbeid i det daglege vil være avgjerande for i kva grad NHH lukkast, seier Øystein Thøgersen.

Han utdjupar:
-Når ein vurderer arbeidet til dei ulike administrative einingane, finn ein raskt ut at administrasjon og fag lever i ei usedvanleg tett symbiose. Den initierte oversikta over administrasjonen sine oppgåver vil ikkje berre være nyttig og føremålstenleg for å forstå status for oppgåver og samhandling i organisasjonen i dag, men naudsynt for å utvikle og foredle ein enno meir strategitilpassa organisasjon.

Framdrift

Arbeidet skal gjennomførast i tre hovudfasar og vil ha ulike styringsgrupper i kvar fase.

Fase 1: Kartlegge: Samle fakta om oppgåver, tidsbruk, kostnader, prosessar og bemanning i administrasjonen (januar-mai 2015).

Fase 2: Prioritere: Prosess for definering av kva for oppgåver som skal og må utførast av administrasjonen. Vurdering av grenseflatene mellom sentraladministrasjonen og instituttadministrasjonen (juni-september 2015).

Fase 3: Vurdere viktigaste arbeidsprosessar. Gjennomgå dei viktigaste arbeids-prosessane med mål om å effektivisere (start oktober 2015).

Betre tilrettelegging for å nå måla

NHH treng å tenke nytt om arbeidsoppgåvene og arbeidsprosessane i administrasjonen, og å arbeide meir samla og koordinert i forhold til NHH sine strategiske behov, seier Nina Skage.

Prosjektgruppa

HR-sjef Odd Andrew Storetvedt, organisasjons- og leiarutviklar Martha Lehmann-Røed og tillitsvald Torolf Myklebust utgjer prosjektgruppa. For tida er dei i gang med møte med dei ulike administrative avdelingane for å utdjupe og konkretisere innhaldet i prosjektet.

Torolf Myklebust, tillitsvald for Norsk Tenestemannslag, kommenterer:

- Det er mykje å oppnå med prosjektet. For fagforeiningane på NHH er det viktig å understreke at dette er eit høve for den enkelte arbeidstakar til ha direkte kontakt med HR og vidare derifrå til NHH-styret. Dette er ikkje meint som eit styringsverktøy.

Han legg til: - Fagforeiningane støttar eitkvart høve til å synliggjere den gode innsatsen til dei teknisk-administrative arbeidstakarane, og vi skal fortsette å passe på at denne prosessen gjennomførast til nytte for alle medarbeidarar. Vi i prosjektgruppa stiller gjerne på møte med enkeltindivid eller grupper som vil ha rettleiing i innsamlingsfasa.

Skjemaet vil være klart til utfylling i midten av februar.