Åtte grunner til å glede seg til portalen

Lanseringen for den kommende virksomhetsportalen begynner i oktober. Portalens første fase er laget med ansatte og studenter i tankene. Her kan du lese hvorfor du bør begynne å glede deg.

12.10.2009 - Kristian T. Marthinsen

Denne artikkelen handler om fordelene ved portalen - for det meste sett fra et NHH-ansatt-perspektiv:

Informasjonsfjellet kommer direkte til deg
NHH får sitt første ordentlige intranett'
Prosjektrom for alle NHH-ansatte
Egne profilsider for alle ansatte
Lettere for studentene å velge fag
Lettere informasjonsflyt mellom studieadministrasjonen og studentene
Bedre kobling mot It`slearning
Ta jobben med på reisen - tjenestereisen

1. Fjellet kommer til deg

"Hvis du vil komme til toppen, må du gå til fjellet", sa Mr.Lee i en reklame for nudler.
Men det stemmer ikke lenger. Med portalen kommer informasjonsfjellet til deg.

I dag bruker de fleste av oss internett for å holde oss oppdaterte på nyheter, fagfelt, interesser og kollegaer. Mange har derfor laget omfattende bookmarks-lister. Andre har faste surferutiner hver dag. Men dette er informasjon vi må ut på nettet og lete etter for å finne.

I portalen kommer denne informasjonen direkte til din PC. Dette krever selvsagt en liten innsats fra hver enkelt, men er det gjort én gang, vil din personlige arbeidsflate (din private side i portalen) oppdateres flere ganger hver eneste dag. Helt av seg selv.

Løsningen kalles RSS
Ved hjelp av RSS-lesere kan du abonnere på nyheter og informasjon fra dine utvalgte kilder. Dersom du abonnerer på en RSS fra VG, oppdateres ditt skjermbilde ganske raskt når VG legger ut en ny nyhet. Det samme skjer dersom du har en RSS fra American Sociological Review eller fra Forskning.no.

Tre RSS`er i portalen. Sociological Review, BT og København Universitet

Portalen har ingen begrensninger på hvor mange RSS`er du kan abonnere på.

Noe som kanskje er enda mer brukervennlig for NHH-ansatte, er at du kan abonnere på RSS fra din organisatoriske enhet eller fra et prosjektrom. Dersom din enhet til stadighet legger ut nyheter og meldinger, trenger du ikke oppsøke avdelingens flate eller side for å bli oppdatert - det kommer rett til din arbeidsflate. Slik holder du deg oppdatert også på jobbfronten.

2. NHH får sitt første intranett

De aller fleste større bedrifter har i dag et fullt utbygd intranett hvor ansatte kan holde seg oppdatert og motivert. Der ligger det som oftest interne hjelpemidler, verktøy og tjenester som de ansatte bruker i løpet av en arbeidsuke.

I dag genererer åtte av NHH sine ni administrative avdelinger over 430 nettsider på nhh.no. Det tilsvarer omtrent 17 prosent av alt innhold som finnes på nettsidene til NHH. Mye av dette er informasjon som kun er til nytte for ansatte ved Høyskolen.

I portalen får hver avdeling sine egne områder hvor de kan samle og spre informasjon. Dette blir ikke tilgjengelig for personer utenfor NHH - dermed kan vi med fordel bli enda mer interne. Ikke minst kan vi kvitte oss med den gamle og utdaterte intern-nhh.no.

Det som lanseres nå er første del av det som kan bli en fullverdig virksomhetsportal. Fremover er det mulig å legge til rette for en mer prosessorientert portal med arbeidsflyt integrert. Da kan det altså bli mulig å legge inn automatikk i veldig mange av prosessene, for eksempel ansettelsesprosedyrer, innkjøp og lignende. Vi slipper med andre ord å tenke på visse trivialiteter i arbeidsdagen - portalen tenker for oss.

3. Prosjektrom for alle på NHH

Alle prosjekter på, eller i regi av NHH kan opprette sitt eget prosjektrom.

I prosjektrommet kan du:

• Invitere eksterne deltakere
Prosjektrommene er ikke bare for NHHs ansatte og studenter. Dersom du forsker på laksepriser, kan du enkelt invitere representanter fra laksenæringen og fra departement/tilsyn inn i ditt prosjektrom. Dermed har både kilder, myndigheter og forskeren selv mye lettere for å samarbeide.
• Skrive inn meldinger til andre prosjektdeltakere
Er det en viktig frist som må holdes, eller en kjekk konferanse som skal arrangeres?
Gi beskjed til de andre prosjektdeltakerne gjennom meldingsfunksjonen som er tilgjengelig i alle prosjektrom.
• Lagre og dele dokumenter
Slik slipper dere å ha mange versjoner som flyter rundt i e-poster. Det er alltid den siste versjonen som ligger lagret i prosjektrommet. Dessuten; dokumentbibliotekene i portalen har full sporbarhet, så du kan lett se hvem som har gjort endringer i dokumentet, og det er like lett å finne frem til en tidligere versjon av dokumentet.
• Abonnere på RSS`er som kan være til nytte for prosjektet
Finn journaler, nyhets- og forskningskilder som vil være til nytte for prosjektet. Legg til et par RSS-lesere, og alle i prosjektet holder seg oppdaterte.
• Lage linkelister
Lag linker til online-verktøy, til skjemaer eller til alle institusjonene som samarbeider om prosjektet.
• Holde oversikt over alle deltakere i prosjektet
Et prosjekt har ofte mange deltakere. Prosjektrommene lister automatisk opp alle deltakerne i det enkelte prosjektet.

4. Egne profilsider for NHH-ansatte

Endelig kan alle ansatte administrere sine egne hjemmesider, eller profilsider som de kalles i portalen.

Profilsidene har riktignok noen begrensninger, men det blir veldig lett for vitenskapelig stab å vedlikeholde CV-sidene sine.

5. Valg av fag for studenter blir lettere

Studentene ved NHH har blitt høyt prioritert i portalprosjektet. Noe av det som de ønsket seg mest var en lettere måte å velge fag. Spesielt masterstudentene ønsket forbedringer på dette.

I portalprosjektet har tidligere medlem i Kjernestyret og prosjektmedlem, Thomas F. Lundberg, representanter fra studieadministrasjonen og leverandøren Bouvet laget en løsning som kan minne om en nett-butikk.

Fremgangsmåten er enkelt fortalt som følger: Studentene finner fag de er interesserte i, legger dem i en online kalender og får dermed en umiddelbar presentasjon av hvordan timeplanen vil se ut.

I tillegg viser timeplanen når hvert enkelt fag har eksamensdato - alt på samme side. Dermed skal valg av fag bli en lett jobb for NHHs 2 500 studenter.

Omtrent slik vil tjenesten valg av fag komme til å se ut:

6. Lettere informasjonsflyt mellom studieadministrasjonen og studentene

I dag føler studentene at de får for mye informasjon i for mange kanaler.

De får:

• E-poster direkte fra studieadministrasjonen
• E-poster fra faglærer via It`sLearning
• E-poster fra Studieadministrasjonen via It`s Learning
• Nyhetsoppslag fra Studieadministrasjonen i It's Learning

Studieadministrasjonen føler på den andre siden at det er vanskelig å nå ut til studentene.
Derfor har representanter fra studieadministrasjonen og studentene gått sammen om å finne en bedre måte å løse dette på.

Fellesmeldinger som tidligere kom på it'sLearning kommer i en egen boks på forsiden. Hver student mottar kun målrettede meldinger basert på deres startår, profil osv.

7. Bedre kobling mot It`sLearning

Ved lansering av portalen vil brukere få direkte tilgang til It`sLearning - uten å logge seg inn. Men allerede kort tid etter lansering vil vi også få en enda tetter kobling mot itslearning. Alle studenter og forelesere får en webpart (en innholdsboks) på arbeidsflaten som kun viser de fagene som er aktuelle for dem.

Disse fagene er igjen koblet direkte til It`slearning.
Du slipper til og med å bruke passord - It`slearning vet hvem du er så lenge du kommer fra portalen.

8. Ta jobben med på reisen

På tjenestesreisen, selvfølgelig.

Alt du trenger, er å huske adressen til portalen (som snart blir lansert) så kan du logge på med ditt vanlige brukernavn/ansattnummer og passord hvor som helst - så lenge du har tilgang til internett vel og merke.

Deretter har du tilgang til portalen med e-post, kalender, dine prosjektrom, linker og RSS-feeder. Det kan til og med bli enklere å jobbe hjemmefra, for dem som liker det.

------------------------------------
Dette var åtte gode grunner til å glede seg til portalen. Det finnes enda flere, men de kommer vi tilbake til.

Lansering av portalen kommer til å skje i bølger - vi samler ansatte i mindre grupper basert på enheter og gir dere tilgang litt etter litt. Slik klarer vi å gi den tilstrekkelige støtten og opplæringen til de som skal begynne å bruke portalen. Vi kommer med mer informasjon senere om når de enkelte gruppene skal få tilgang.

Oppstart av utrullingen er planlagt til medio oktober