Nytt system for håndtering av reiser

En ny ordning for bestilling og betaling av reisetjenester og refusjon av medgåtte utgifter er klar om få uker. - Det nye systemet vil gjøre hele prosessen enklere, både for brukeren og for oss, sier økonomisjef ved NHH, Klas Rønning.

01.02.2006 - Kristian Gulli Larsen

Fornyer: Økonomisjef ved NHH, Klas Rønning.

Bestilling på NHHs nyetablerte nettportal hos VIA Travel, betaling med kredittkort og personlig konto i reiseregningsprogrammet Current, skal redusere jobben med reisebestilling og refusjoner til et par tastetrykk.

Alt på ett sted
Utgangspunktet for reisebestilling med det nye systemet er NHHs elektroniske bestillingsportal hos Via Travel. Her vil alle tilsatte ved høyskolen få opprettet en egen profil, og all reisebestilling kan gjøres fra denne siden.

- Her kan vi blant annet bestille reise- og hotelltjenester, og det vil bli billigere enn å bruke enkeltaktører, sier Rønning til Paraplyen. Han understreker hvordan kostnader til flyreiser kan kuttes ved bruk av portalen.

- En av fordelene med portalen er at den vil vise alle alternative flyavganger og priskategorier for alle flyselskap, samtidig som vi vil kunne få informasjon om de restriksjoner som hefter med de ulike reisealternativer, sier han.

Ny kredittkortavtale
Høyskolen har inngått avtale med SEB Kort Norge (SEB). Denne innebærer blant annet et tilbud til NHH-tilsatte om Diners eller Eurocard. De som velger SEBs tilbud vil få årsavgiften dekket av høyskolen.

SEBs kort vil bli tilknyttet SAS Braathens Travel Pass Corporate (TPC), som er et rabattsystem for bedriftskunder. Dette får ingen konsekvenser for den enkelte bruker, men vil bidra til kostnadsreduksjon for NHH som bedriftskunde.

- Vi regner med at TPC-avtalen vil kunne gi en besparelse i flykostnadene på ca 15 %, sier Rønning.

Rask refusjon
Fra SEB sendes betalingsinformasjon til reiseregnings- og utleggsprogrammet Current. Her kan brukere gå inn og skille jobbrelaterte transaksjoner fra private.

Brukes det kredittkort på reisen vil også utgifter til drosjeturer, diett, leiebil, etc. knyttet til reisen fremkomme på listen over transaksjoner i Current.

- Kjøper den reisende gaver til barna eller noe annet som ikke er relatert til tjenestereisen er det enkelt å slette disse fra reiseregningen, forklarer Rønning.

Den fullstendige regningen sendes til vedkommendes avdelingsleder for godkjenning og videre til NHHs økonomisystem.
- Pengene vil dermed kunne bli godskrevet den reisende før vedkommende mottar regning fra kortselskapet, sier Rønning.

Utfaser gamle ordninger
I tillegg til å gjøre reisebestillingen og oppgjøret i etterkant lettere for brukeren, håper økonomisjefen også på at det nye Current-systemet vil kunne erstatte gamle betalingsordninger.

- Bruk av sjekker og praksisen med å utbetale forskudd på reiseutgifter vil bli faset ut når det nye systemet er fullt ut operativt. Dette er kostbare ordninger som verken vi eller brukeren er tjent med, sier han.

Økonomisjefen påpeker at det nye systemet blir svært enkelt å bruke, men at de samme dokumentasjonskravene for reiseutgifter fortsatt vil gjelde.

- Parkeringsbilletten kan altså ikke kastes helt ennå, sier Rønning.


Informasjon og brukerveiledning vil bli lagt ut på økonomiavdelingens nettsider. I tillegg forsikrer økonomisjefen at alle tilsatte om kort tid vil motta nødvendig informasjon om de nye ordningene.